В один прекрасный момент созревает понимание, что компании нужна «автоматизация».

Очень не люблю этот термин, потому что по сути он ни о чем, но автоматизация действительно становится нужна.

Представьте ситуацию, что в компании работают несколько совершенно отдельных систем: корпоративный портал, бухгалтерия и финансы, несколько сайтов и прочих систем.  Они как-то связаны между собой, но по сути являются совершенно отдельными.

Естественно, возникает идея объединить все системы в единое целое.

Только вот ЗАЧЕМ?

Будет ли эффект от этого? Если да, то какой? Окупит ли он трудозатраты?   Давайте разберемся…Для начала надо понять, чего мы достигнем, объединив все системы.

Всегда старайтесь начинать с понимания цели (результата, который мы получим после внедрения).

Попробуйте поставить себя на место генерального директора. Представьте, что к Вам приходит сотрудник и говорит: а давай-ка вложим 1 000 000 руб и объединим все наши ит-системы. И что Вы делаете тогда? Конечно же посылаете его куда подальше.

Чтобы у Вас не возникло такой ситуации, заранее подумайте  какие выгоды даст полная автоматизация компании и её генеральному директору.

Конечно, хорошо бы представлять приблизительную трудоемкость процесса. Допустим, полное объединение всех корпоративных систем займёт около 2 месяцев силами 5 человек. Пример, что это будет стоить приблизительно за 1 000 000 руб.

Каким образом полная автоматизация может окупить этот миллион?

Это может быть достигнуто тремя путями:

  • За счет автоматизации увеличилось количество продаж
  • При этом уменьшились затраты на человеческие ресуры
  • И уменьшились затраты на материальные ресурсы

Давайте рассмотрим пример с компанией-системным интегратором, занимающейся разработкой проектов прокладки компьютерных систем.

Например, время создания проекта для 14-этажного здания гостиницы при использовании обычной программы для черчения (например, AutoCAD) составляет 1 месяц. Внедрение специализированной программы nanoCAD СКС сокращает время проектирования в 3 раза (до 1 недели).

Какую выгоды получает от этого генеральный директор?

  • 1 человек раньше делал 1 проект в месяц, а теперь делает 3 проекта. Т.е. количество проектов увеличилось в 3 раза.
  • Использование программы nanoCAD СКС даёт и дополнительный эффект — очень сильно сокращаются запуки «лишнего» материала. Например, если раньше «ошибка закупки» составляла 20 км кабеля, то сейчас это «1 км). И такая же ситуация не только по кабелю, но и по всем остальным материалам. Т.е. можно принять экономию материалов в 20-30%.

Выгода ясна — увеличение дохода в 3 раза + дополнительная выгода в виде более точного расчета количества материалов.

Вы совершенно чётко должны представлять выгоду каждого внедряемого в Вашей компании продукта.

Скажете, что не у каждого продукта выгода  очевидна? Не соглашусь. Просто Вы о ней не думали.

Давайте рассмотрим пример системы, выгода от которой совершенно не очевидна. Корпоративный портал на базе 1С-Битрикс (обращайтесь ко мне за консультациями по порталу).

Посмотрите на возможности, которые он даёт:

  • Управление проектами / задачами
  • Конструктор бизнес-процессов
  • CRM
  • Сотрудники / Структура компании / Телефонный справочник
  • Резервация оборудования и переговорных / Назначение и ведение совещаний, собраний и планерок
  • Облачное файловое хранилище
  • Система электронного обучения
  • Интеграция с 1С (ЗУП и Управление торговлей)

А для чего нужна та или иная возможность? Что даёт, например, использование модуля управления проектами и задачами?

Он упорядочивает работу по проектам, позволяет видеть текущее положение дел, определять кто и на чём завис. Т.е. в результате Вы вовремя определяете появление проблемы и принимаете действия по её устранению.

А что в результате? В результате Вы как минимум сдаете проект в срок.

А теперь вспомните сколько раз за всё время Вы сдавали проекты в срок? А какая обычная задержка? 60-70%, верно?

Т.е. внедрение системы управления проектами позволит Вам делать примерно в 1,5 раза больше проектов за то же время. Вот Вам и экономический эффект.

Т.е. если в месяц Вы продаете проектов на 10 млн руб, то станете продавать на 15 млн.

Окупается тот 0,2 млн руб, который стоит Корпоративный портал?

Бесспорно!

Получается, что у каждой системы есть экономический эффект, который нужно только постараться увидеть.

А что же получит генеральный директор с полного объединения всех систем. Что ему, вообще, хотелось бы видеть?

Думаю, что генеральному понравилось бы, если бы он смогу увидеть сколько у него есть сейчас свободных денег и сколько у него их будет. Это позволит ему планировать те или иные мероприятия.

Решается задача с помощью внедрения системы бюджетирования, объединения финансовых данных о движении денег и BI-системы, которая позволяет сделать прогноз.

Еще ему понравились бы системы, которые позволяют делать больше проектов за то же время, а также продавать больше за то же время.

И не помешало бы использовать меньше денег на закупки материалов.

Как видите, точку зрения генерального можно понять. И можно прийти к нему не просто с голословным утверждением «нам нужно», а с подтверждением: если мы внедрим такую-то систему, то получим такие-то дополнительные деньги.

Итак, вот что Вам нужно сделать:

  • Поставьте себя на место генерального директора и постарайтесь понять какой эффект от внедрения он посчитал бы действительно полезным. Обычно это либо дополнительная прибыль, либо большая экономия
  • Продумайте эффект от внедрения каждой из ит-систем с учетом её стоимости и трудозатрат на внедрение
  • Подготовьте единую концепцию, в которой объедините все системы вместе
  • Продумайте приблизительный план действий и хронометраж

И тогда генеральный не устоит!

Успехов Вам в Вашем нелегком деле и до встречи.

Связанные записи

Share →

Добавить комментарий